‘Je kunt nu overal in je administratie kijken’

De advertenties verzorgen in business to business-bladen, dat is waar Acquire Media al sinds 2003 in gespecialiseerd is. Het bedrijf is flink gegroeid sinds de begindagen. ‘We zijn met twee man begonnen en werkten toen nog gewoon in Excel,’ vertelt financieel administrateur Erna Jansen. Sindsdien is er veel verbeterd.

Van afwas naar accountant

Inmiddels werken er zeventien mensen bij het bedrijf en behoort Excel tot de verleden tijd. De eerste accountant waar Jansen mee in zee ging, beviel minder goed. Met John Jansen of Lorkeers van AA&F is Jansen tegenwoordig helemaal gelukkig. ‘We gingen op zoek naar een nieuwe accountant omdat we vonden dat er niet actief genoeg met ons werd meegedacht. Hoe ik bij John terecht ben gekomen? Via de afwas op een camping in Zuid-Frankrijk,’ lacht Jansen. ‘Onze kinderen voetbalden samen, maar langs de lijn heb je het natuurlijk over voetbal, niet over zaken. Maar dan vraag je wat iemand precies doet, en liet ik weten dat we nog een accountant zochten. Zo is het balletje gaan rollen.’

En meedenken met het bedrijf, dat gebeurt nu wel. ‘Wij eten hier altijd met elkaar op de zaak, maar dat levert wel wat gedoe op met wie de boodschappen betaalt,’ noemt Jansen als voorbeeld. ‘Daarom hadden we een regeling in het leven geroepen waarbij het lunchgeld werd ingehouden op het loon. Maar dat bleek helemaal niet te kunnen! John, onze huidige accountant, zou meteen aan de bel hebben getrokken.'

Altijd en overal toegankelijk

De samenwerking met Jansen of Lorkeers leverde nog meer pluspunten op door de introductie van Exact Online. Het werk van Jansen is tegenwoordig een stuk flexibeler geworden. ‘Bij de vorige accountant maakten we gebruik van een pakket dat maar op één bepaalde computer geïnstalleerd stond,’ zegt Jansen. Zo ontstond er een groot probleem, want vanaf een andere werkplek kon er niet in de administratie worden gekeken. ‘Ik werk veel in de avonduren en werkte eerst altijd vanuit huis. Nu kan ik er ook gewoon op kantoor bij. Het staat allemaal strak en overzichtelijk op een rij en kost veel minder moeite.’

Dankzij Exact Online verloopt de samenwerking binnen het bedrijf ook veel soepeler dan voorheen. ‘Als iemand een vraag heeft over hoe je iets precies moet boeken, kun je nu makkelijk even met elkaar meekijken,’ zegt Jansen. Dat geldt ook voor de accountant: die kan met Exact Online van een afstandje checken of alles goed verloopt – en dat is wat Jansen betreft het allergrootste voordeel. Mocht er iets mis zijn gegaan, dan is het in een oogwenk verbeterd. ‘Zo had ik de reiskosten van een externe werknemer eens onder de interne reiskosten gedeclareerd,’ vertelt Jansen. ‘John ziet dat, wijzigt het meteen en mailt me daarna direct om me op het foutje te wijzen.

De voordelen

• de administratie is altijd toegankelijk, dus ook vanuit huis
• de accountant kijkt met je mee
• Exact Online is strak en overzichtelijk
• makkelijk samenwerken met collega’s