Fiets van de zaak en (vaste) reiskostenvergoeding

Als je een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer die deze voor zijn woon-werkverkeer gebruikt, pas je de fiscale bijtelling van 7% toe en de werknemer ontvangt verder geen reiskostenvergoeding. Dit levert geen administratieve problemen op. Het wordt lastiger als de werknemer voor een paar dagen per week of af en toe (bijvoorbeeld als het regent) de fiets van de zaak laat staan, met de eigen auto naar het werk gaat en je hier een onbelaste reiskostenvergoeding voor wilt geven. Hoe ga je daar als werkgever mee om?
Op de dagen dat de werknemer op de fiets van de zaak naar het werk komt, mag je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven aan de werknemer. Komt de werknemer met een eigen auto, dan mag je hiervoor wel een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,21 per kilometer. Die kun je toekennen op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding. Wel moet je dan aannemelijk maken dat de werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak.

 Administratieve last voorkomen
In de praktijk brengt dit een te grote administratieve last met zich mee. Om dit te vereenvoudigen, is de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraken vormen dan de basis voor het vaststellen van de reiskostenvergoeding. Voorwaarden: de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer én ze moeten voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te resulteren in aanpassing van de vergoeding.